Notion×ChatGPTで情報管理を革命した方法【脱Excel・脱メモ帳】

Notion×ChatGPTで情報管理を完全革命。Excel地獄から脱出した全手法を公開します。

この記事で得られること

✅ Notionの実践的な使い方（テンプレート10個）
✅ ChatGPTとNotionの連携術
✅ 情報検索時間を80%削減する方法
✅ チーム全体での活用事例
✅ NotionとExcelの使い分け

対象読者: ビジネスパーソン全般、情報管理に悩む人、Notion初心者

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導入前：情報迷子の日々

Excel地獄

• ファイル数: 500個以上のExcelファイル
• 保存場所: バラバラ（ローカル、共有フォルダ、メール添付）
• バージョン管理: ファイル名に日付（最終版_最終版_v2.xlsx）
• 検索性: 最悪（どこに何があるか分からない）

メモ帳散乱

• メモアプリ: Evernote、OneNote、Google Keep、紙のメモ帳
• 議事録: Wordファイルがフォルダに散乱
• タスク: 付箋、Excel、メール…どこに書いたか忘れる

情報検索に1日2時間

• 「あのファイルどこだっけ？」→30分探す
• 「前に似た資料作ったはず…」→見つからず作り直し
• 推定損失: 月40時間（年間480時間）

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Notionを選んだ理由

他ツールとの比較

ツール	メリット	デメリット	評価
Notion	柔軟性最強、DB機能	学習コスト高	⭐⭐⭐⭐⭐
Confluence	エンタープライズ向け	重い、高額	⭐⭐⭐
Evernote	シンプル	DB機能なし	⭐⭐
OneNote	Office連携	構造化弱い	⭐⭐
Google Docs	共同編集強い	検索性低い	⭐⭐⭐

Notionの決め手:

1. データベース機能（タグ、フィルタ、ソート）
2. テンプレート機能
3. 柔軟なページ構造
4. API対応（ChatGPT連携可能）

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Notionの基本構成

私のNotionワークスペース構造

📁 ホーム
  ├ 📊 ダッシュボード（よく使うページへのリンク）
  ├ 📝 プロジェクト管理（Database）
  ├ 📅 議事録（Database）
  ├ 📚 ナレッジベース（Database）
  ├ ✅ タスク管理（Database）
  ├ 💡 アイデアメモ（Database）
  └ 📖 読書メモ（Database）

データベースとは？

Excelのような表形式だが、各行が「ページ」になる

例：議事録データベース

会議名	日付	参加者	タグ	ステータス
週次定例	2024/01/15	A,B,C	定例	完了
企画会議	2024/01/16	D,E	新規	進行中

各行をクリックすると、議事録の詳細ページが開く

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活用例1: プロジェクト管理

Before: Excelでのプロジェクト管理

• 課題1: 進捗が見えない
• 課題2: 関連資料がバラバラ
• 課題3: タスクが埋もれる

After: NotionのDatabase

プロジェクトDatabase:

プロジェクト名	ステータス	担当者	期限	予算
DX推進	進行中	担当A	2024/03	数百万
AI導入	完了	担当B	2023/12	200万

各プロジェクトページの構成:

# プロジェクト名: DX推進

## 概要
目的: 組織のDX化を推進
KPI: 業務時間20%削減

## タスク一覧（子Database）
- [ ] Slack導入
- [x] Notion導入
- [ ] ChatGPT展開

## 関連資料
- 企画書（添付）
- 稟議書（添付）

## 議事録
- [議事録_2024-01-15] リンク
- [議事録_2024-01-22] リンク

効果:

• プロジェクト全体が1ページで把握できる
• 関連資料・議事録が一元管理
• 進捗がリアルタイムで見える

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活用例2: 議事録管理

NotionとChatGPTの連携

手順:

1. 会議を録音（Otter.ai、Nottaなど）
2. 音声→テキスト変換
3. ChatGPTで整形
4. Notionに貼り付け

ChatGPTプロンプト:

以下の会議テキストを議事録にまとめてください。

【形式】
## 決定事項
- ...

## TODO
- [ ] タスク1（担当: 〇〇、期限: △△）
- [ ] タスク2（担当: 〇〇、期限: △△）

## 次回アジェンダ
- ...

【会議テキスト】
[ここに音声書き起こしテキスト]

議事録Database:

会議名	日付	参加者	プロジェクト	タグ
週次定例	2024/01/15	A,B,C	DX推進	定例
企画会議	2024/01/16	D,E	AI導入	新規

検索方法:

• プロジェクト別でフィルタ
• 参加者で検索
• 日付範囲で絞り込み

効果:

• 議事録作成時間: 30分 → 5分（83%削減）
• 過去の議事録が即座に検索可能
• 決定事項・TODOが埋もれない

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活用例3: ナレッジベース

属人化を防ぐ

Before:

• 業務ノウハウが個人の頭の中
• 引き継ぎ時に情報が消える
• 同じ質問が何度も来る

After: NotionでFAQ・マニュアル作成

ナレッジDatabase構成:

タイトル	カテゴリ	タグ	最終更新
経費精算の方法	業務手順	経理	2024/01
AWS環境構築	技術	インフラ	2024/01

各記事の構成:

# 経費精算の方法

## 概要
経費精算の手順を説明します

## 手順
1. 楽楽精算にログイン
2. ...

## よくある質問
Q: 領収書を紛失した場合は？
A: ...

## 関連記事
- [出張申請の方法]

効果:

• 同じ質問への対応時間: 月20時間削減
• 新人の立ち上がり期間: 数ヶ月 → 1.5ヶ月
• 情報の属人化解消

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活用例4: タスク管理

GTD（Getting Things Done）をNotionで実装

タスクDatabase:

タスク名	ステータス	優先度	期限	プロジェクト
稟議書作成	進行中	高	01/20	DX推進
週報作成	未着手	中	01/19	-

ビュー（表示方法）を切り替え:

ビュー1: 今日やること

• フィルタ: 期限 = 今日 OR ステータス = 進行中

ビュー2: 優先度別

• グループ: 優先度
• ソート: 期限が近い順

ビュー3: プロジェクト別

• グループ: プロジェクト
• フィルタ: ステータス ≠ 完了

カンバンボード表示:

| 未着手 | 進行中 | レビュー待ち | 完了 |
|--------|--------|------------|------|
| タスクA | タスクB | タスクC | タスクD |

効果:

• タスクの漏れ: 月5件 → 0件
• 優先度の可視化
• プロジェクト横断でタスク管理

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ChatGPTとの連携テクニック

連携1: 記事の下書き作成

使い方:

1. ChatGPTで記事の構成を作成
2. Notionに貼り付け
3. Notionで編集・加筆

ChatGPTプロンプト:

以下のテーマでNote記事の構成を作ってください。

テーマ: DX推進の始め方
ターゲット: 経営層、DX推進担当者
文字数: 5,000文字

【構成】
## 導入
## 本文（見出し5-7個）
## まとめ

連携2: 会議アジェンダの作成

ChatGPTプロンプト:

以下の会議のアジェンダを作成してください。

会議名: DX推進月次定例
参加者: 経営層、DX推進チーム
所要時間: 60分

【含めるべき項目】
- 先月の進捗
- 今月の計画
- 課題と対策
- 次回アジェンダ

連携3: データ分析

使い方:

1. NotionのDatabaseをCSVエクスポート
2. ChatGPTにアップロード（Advanced Data Analysis）
3. 分析結果をNotionに貼り付け

例:

プロジェクトDatabaseをCSV出力
→ ChatGPTで分析
「どのプロジェクトが予算超過しているか？」
「完了率が低いプロジェクトの特徴は？」

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テンプレート10個（コピペ可）

1. 週次定例会議議事録

# 週次定例_YYYY-MM-DD

参加者: 
プロジェクト: 

## 決定事項
- 

## TODO
- [ ] タスク（担当: 期限:）

## 次回アジェンダ
- 

2. プロジェクト計画書

# プロジェクト名

## 概要
目的: 
期間: 
予算: 

## 体制
PM: 
メンバー: 

## スケジュール
- Phase1: 
- Phase2: 

## KPI
- 指標1: 
- 指標2: 

3. 1on1記録

# 1on1_メンバー名_YYYY-MM-DD

## 業務の振り返り
良かったこと: 
困っていること: 

## キャリアの話
1年後の目標: 

## アクションアイテム
- [ ] 

4. タスク管理（個人）

Database: タスク
プロパティ:
- タスク名（タイトル）
- ステータス（セレクト）: 未着手/進行中/完了
- 優先度（セレクト）: 高/中/低
- 期限（日付）
- プロジェクト（リレーション）

5. ナレッジ記事

# 記事タイトル

カテゴリ: 
タグ: 

## 概要
この記事では〇〇について説明します

## 本文
...

## 関連記事
- [記事1]

6. 読書メモ

# 書籍名

著者: 
読了日: 
評価: ⭐⭐⭐⭐⭐

## 要約
この本は〇〇について書かれています

## 学び・気づき
- 
- 

## アクション
- [ ] 

7. OKR管理

# Q1 OKR（2024年1-3月）

## Objective: 〇〇を達成する

### Key Result 1: 指標を〇〇にする
進捗: 50%

### Key Result 2: △△を実施する
進捗: 30%

8. 日報

# 日報_YYYY-MM-DD

## 今日やったこと
- 
- 

## 明日やること
- 
- 

## 困っていること
- 

9. アイデアメモ

Database: アイデア
プロパティ:
- タイトル
- カテゴリ
- 実現可能性（セレクト）: 高/中/低
- インパクト（セレクト）: 大/中/小
- ステータス（セレクト）: 検討中/実施中/実施済

10. プロジェクトダッシュボード

# ダッシュボード

## 進行中のプロジェクト（Database View）
[フィルタ: ステータス = 進行中]

## 今週のタスク（Database View）
[フィルタ: 期限 = 今週]

## 最近の議事録（Database View）
[ソート: 日付が新しい順]

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NotionとExcelの使い分け

Excelが向いている場合

✅ 複雑な計算・関数
✅ ピボットテーブル
✅ マクロ・VBA
✅ 大量のデータ分析（10万行以上）

Notionが向いている場合

✅ ドキュメント管理
✅ プロジェクト管理
✅ タスク管理
✅ ナレッジベース
✅ 議事録

両方使う例

Excel: 売上データの集計・分析
  ↓ 結果を
Notion: 月次レポートとして保存・共有

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チーム全体での活用事例

導入プロセス（大規模チーム）

Month 1: パイロット導入（10名）

• DX推進チームで検証
• テンプレート作成
• 使い方動画作成

Month 2: 部門展開（30名）

• 営業部・開発部に展開
• 週1回の勉強会
• Slackでサポート

Month 3: 全社展開（大規模チーム）

• 全社員にアカウント発行
• オンボーディング資料配布
• 月次定例で活用事例共有

導入後の効果

指標	Before	After	改善率
情報検索時間	月40時間	月8時間	80%削減
議事録作成時間	30分/回	5分/回	83%削減
新人立ち上がり	数ヶ月	1.5ヶ月	50%短縮
活用率	-	92%	-

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まとめ：Notion×ChatGPTの3つのメリット

1. 情報検索時間が80%削減

• Databaseの強力な検索・フィルタ機能
• タグ付けで関連情報を瞬時に発見
• 月40時間 → 8時間

2. 情報の一元管理

• Excel、Word、メモ帳がすべてNotionに集約
• 「どこに保存したっけ？」がなくなる
• バージョン管理も自動

3. チーム全体で生産性向上

• ナレッジの属人化解消
• 議事録・タスクの可視化
• リモートワークでも情報共有がスムーズ

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すぐに実践できる3ステップ

ステップ1: Notionアカウント作成（今日）

1. Notion公式サイトにアクセス
2. 無料プランで登録
3. テンプレートギャラリーを見る

ステップ2: 1つのDatabaseを作る（今週）

1. 「議事録Database」または「タスクDatabase」
2. 上記のテンプレートをコピペ
3. 1週間使ってみる

ステップ3: ChatGPT連携を試す（来週）

1. 会議の音声を書き起こし
2. ChatGPTで整形
3. Notionに貼り付け

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著者について

DX・AI推進コンサルタント
大手企業グループのDX推進責任者・顧問CTO | 長年のIT・DXキャリア | AWS・GA4・生成AI活用を専門に実践ノウハウを発信中

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最終更新: 2025年11月9日